ทำงานได้อย่างรวดเร็ว ด้วย เทคนิคการใช้ Excel ที่คุณควรรู้

    เทคนิคการใช้ Excel จะช่วยให้คุณทำงานบัญชีหรือคำนวณตัวเลขต่าง ๆ ใน Microsoft Excel ได้อย่างรวดเร็ว โดย Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภท Spreadsheet เก็บบันทึกข้อมูลลงในตารางสี่เหลี่ยมที่เรียกว่า Cell ซึ่งโปรแกรมนั้นมีสามารถสำคัญในการจัดการ และคำนวณทางคณิตศาสตร์ ซึ่งแสดงผลลัพธ์ของข้อมูลในรูปแบบของกราฟ และแผนภูมิได้ จึงทำให้เป็นที่นิยมในหมู่งานบัญชีและงานเอกสารที่ต้องมีการคำนวณ ซึ่งงานที่กล่าวมานี้ คุณจะสามารถทำได้เร็วและง่ายขึ้นหากรู้ เทคนิคการใช้ Excel เหล่านี้

ทำงานเร็วขึ้นด้วย เทคนิคการใช้ Excel ที่คุณควรรู้

• คำนวณตัวเลขโดยไม่ต้องพิมพ์

    เลือก Cell ที่ต้องการให้แสดงผลลัพธ์ แล้วพิมพ์เครื่องหมาย = กดไปที่ Cell ที่มีข้อมูลที่ต้องการ ตามด้วยเครื่องหมายคำนวณ เช่น = (กด A2) +(กด B2) เลือกได้ทั้งใน Sheet เดียวกันหรือคนละ Sheet ก็กดเลือกได้

ภาพที่ 1 กดเครื่องหมาย = ในช่อง C2 คลิกที่เลือก A2 กดเครื่องหมาย+ ตามด้วยคลิกเลือก B2 กด Enter จะแสดงผลลัพธ์ของการคำนวณออกมาให้

• คัดลอกสูตรเพื่อแสดงผลลัพธ์แบบเดียวกัน

    กดค้างไว้และลากเมาส์เพื่อคัดลอกสูตรหรือชุดข้อมูลจาก Cell ที่คุณต้องการ หรืออาจใช้วิธีที่ง่ายกว่านั้น คือ ดับเบิลคลิกที่กล่องเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของ Cell ก็จะทำการคัดลอกสูตร และแสดงผลแบบเดียวกับ Cell นั้นให้

ภาพที่ 2 ดับเบิลคลิกที่กล่องสี่เหลี่ยมสีเขียวตามที่ลูกศรชี้ จะคัดลอกสูตรคำนวณของช่อง C2 เพื่อแสดงผลลัพธ์ด้วยสูตรแบบเดียวกันในช่อง Cell อื่น 

• กด Tab เพื่อใส่สูตรที่ต้องการ

     พิมพ์สูตรใน Cell เริ่มต้นด้วยเครื่องหมาย = แล้วเริ่มพิมพ์ชื่อสูตร เมื่อพิมพ์ตัวอักษรตัวแรก จะขึ้นชื่อขึ้นสูตรมาให้เลือก สามารถกดลูกศรขึ้นลงเลือกสูตร เมื่อได้ตามที่ต้องการแล้วกด Tab เพื่อเลือกใช้สูตรนั้นได้เลย

ภาพที่ 3 เมื่อเลือกสูตรที่ต้องการได้ให้กด Tab เพื่อเลือกใช้สูตรนั้นได้เลย

• กด F2 เพื่อแก้สูตร

    เลือก Cell จะที่ต้องการแก้สูตรแล้ว กด F2 จะขึ้นสูตรเดิม คุณก็สามารถแก้ไขได้เลย

ภาพที่ 4 เมื่อกด F2 จะขึ้นสูตรคำนวณที่ใช้ในการหาผลลัพธ์มาให้

• กด F9 เพื่อแสดงผลหลังเปลี่ยนแปลงสูตร 

     หลังกด F2 แก้ไขสูตรแล้ว ลองกดปุ่ม F9 เพื่อดูผลลัพธ์ได้เลย โดยสามารถเลือกเป็นบางส่วนของสูตรด้วยการลากแถบดำแล้วกด F9 จะแสดงผลลัพธ์เฉพาะส่วนที่ได้เลือกไว้

ภาพที่ 5 ลากแถบดำเฉพาะส่วนที่ต้องการให้แสดงผลลัพธ์แล้วกด F9 จะแสดงค่าเฉพาะส่วนที่ลากแถบดำเท่านั้น

• แปลงค่าด้วยคีย์ลัด
  กรณีที่ใช้คอมพิวเตอร์ ระบบปฏิบัติการ Microsoft Windows
  - กด Ctrl + Shift + % สำหรับเปลี่ยนเป็นเปอร์เซ็นต์
  - กด Ctrl + Shift + $  สำหรับแปลงสกุลเงินเป็นดอลลาร์
  - กด Ctrl + Shift + !   สำหรับเปลี่ยนให้เป็นจุดทศนิยมสองตัว
  ส่วนกรณีที่ใช้คอมพิวเตอร์ ระบบปฏิบัติการ macOS ก็เปลี่ยนจากการกด Ctrl เป็น Command เท่านั้น นอกนั้นก็กดเหมือนกัน

    Microsoft Excel เป็นโปรแกรมที่มีความสำคัญสำหรับการทำงานบัญชีอย่างมาก หากคุณรู้เทคนิคการใช้ Excel เหล่านี้ อาจช่วยให้คุณสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วและง่ายขึ้น หากใครอ่านอย่างเดียวยังไม่เข้าใจ ก็ลองเปิดโปรแกรมแล้วทำตามไปด้วย รับรองว่าไม่ยากแน่นอน